Pandemická situace jasně ukázala, že digitalizace HR agendy je v 21. století nezbytná. Doba papírová je minulostí a je potřeba najít nová řešení. Téma je to široké, a tak se můžete těšit na celou sérii článků. Dnes si představíme možnosti, jak v souladu se zákonem zefektivnit fungování HR agendy a jaká jsou možná rizika.
Digitalizace HR. Co si pod tím představit?
Digitalizace HR procesů je dnes díky celé řadě platforem a nástrojů, které umožňují jednoduchou digitalizaci náboru nových zaměstnanců a jejich školení, zasílání výplatních pásek nebo archivaci důležitých dokumentů, poměrně snadná. Spousta firem si na ni však zatím stále netroufá. Během pandemie si sice některé podniky už zvykly na online školení nebo home office, ale takové elektronické podepisování pracovních smluv či doručování výpovědí datovou schránkou je pro ně pořád moc velké sousto. Přitom je to věc, která spoustu ulehčí, když se implementuje správně.
Co vám digitalizace přinese?
Digitalizace má mnoho výhod, které dokážou ulehčit organizaci HR. Personalisté nemusí zdlouhavě domlouvat osobní schůzky, aby jim zaměstnanec podepsal jednu smlouvu. To oceníte, když zaměstnanec vykonává práci v zahraničí. Online prostředí je pohodlnější, rychlejší a ušetřený čas může být využit na samotnou práci nebo rozvoj zaměstnanců.
Elektronická archivace umožňuje snadnější sběr a uchování důležitých dat a dokumentů. Pokud zaměstnavatel potřebuje dokument od zaměstnance, ten jej může jednoduše vyfotit, naskenovat a poslat do kanceláře kdykoliv a odkudkoliv. Elektronická archivace je také bezpečnější než skladování dokumentů v šanonech, které mohou být snadno ztraceny. Navíc se ušetří spoustu místa.
Dalším ulehčením jsou např. elektronická školení. Zaměstnanec dostane elektronický certifikát, jeho znalost se může prověřit online testem a může se vést systematický přehled o tom, jaké školení zaměstnanec absolvoval a kdy má jít na případné opakování.
Co byste měli mít při digitalizaci HR na paměti?
Nepřekvapivě musí být při digitalizaci HR vše v souladu se zákonem, hlavně zákoníkem práce. Zvláště pokud se jedná o elektronické doručování. Pro doručování důležitých dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, výtky či dohody o skončení pracovního poměru, zákon stanovuje přísné podmínky. Nejčastěji tak tyto dokumenty smluvní strany podepisují vlastnoručně na papír a doručují je do vlastních rukou zaměstnanci přímo na pracovišti či mimo něj.
Jde to ale i jinak.
Jednou z možností je podepsání pracovní smlouvy na jednom tabletu či signpadu a doručení zaměstnanci přímo na pracovišti. Další alternativou může být podepsání dokumentu uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem, který ale musí mít zřízeny obě podepisující strany. Takto podepsaný dokument může zaměstnavatel poslat zaměstnanci datovou či e-mailovou schránkou, pokud zaměstnanec udělil souhlas s elektronickým doručováním a potvrdí do 3 dnů od odeslání jeho doručení.
Elektronické podepisování není v praxi tolik používané, protože většina zaměstnanců prostě elektronický podpis zřízený nemá. Jedná se přitom o velmi praktickou pomůcku nejen ke komunikaci se zaměstnavatelem ale i třeba s úřady.
Na co se příště zaměříme?
Jaké máme druhy elektronických podpisů? Jaký druh použít? Co na to GDPR? Jak digitálně archivovat? Samé otázky. My vám ale v příštích článcích nabídneme i nějaké odpovědi.
Autoři: Kateřina Koníčková, Ondřej Vykoukal