V prvním díle našeho seriálu o digitalizaci HR jsme nastínili výhody, které digitalizace přináší a také naťukli elektronické doručování a elektronické podpisy. Téma elektronických podpisů je neustále aktuální a poměrně složité. Ve druhém pokračování seriálu se tak zaměříme právě na to, jak se dají elektronické podpisy v pracovněprávním prostředí využít, aby bylo vše v souladu s právní úpravou.
Prostý elektronický podpis
Elektronické podpisy se řadí do několika forem podle právní síly a průkaznosti. Prostý elektronický podpis je základní a nejjednodušší formou elektronického podpisu. V praxi jde např. o zakliknutí políčka „souhlasím“ či „potvrzuji“ na webu, vložení naskenovaného obrázku vlastnoručního podpisu nebo úplně obyčejné uvedení jména a příjmení na konci dokumentu nebo v e-mailové zprávě.
Nejčastěji zaměstnanec komunikuje prostřednictvím svého pracovního e-mailu nebo interní aplikace či systému, do které má zaheslovaný přístup. Takto může potvrzovat ty dokumenty, které není třeba doručovat do vlastních rukou a nevyžaduje se zvláštní písemná forma. Většinou půjde o prostá sdělení zaměstnavatele zaměstnanci, udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo s užitím fotografie zaměstnance nebo o potvrzení účasti na školení.
Zaměstnavatel si musí dát pozor, jestli je u některých dokumentů vyžadována písemná forma. Těmi jsou např. udělení souhlasu s jinou výdělečnou činností zaměstnance, dohoda o náhradě školy, kvalifikační dohoda atd. Úkony tohoto typu nemůžou být učiněny pouze ústně. Zaslání e-mailem ale podmínku písemné formy splňuje. Zaměstnavatel tak nemusí všechno tisknout a podepisovat na papíře, jelikož za písemnou formu se považuje jak listinná, tak elektronická.
Zaručený elektronický podpis
Vyšší úroveň ochrany poskytuje zaručený elektronický podpis, který je založen na komerčním certifikátu vydaném certifikační autoritou nebo i samotným zaměstnavatelem. Tento podpis vydávají např. aplikace Signi nebo DocuSign. Dokument podepsaný zaručeným podpisem nelze zpětně měnit, je opatřen identifikací stran a jeho součástí je elektronická stopa (IP adresa, čas vytvoření, odeslání a podepsání).
Zaručený podpis může zaměstnavatel použít k podepisování písemností uvedených u prostého podpisu, pokud chce využít o něco vyšší míry ochrany. Stoprocentní jistotu, že dokument podepsala opravdu osoba, jejíž jméno je na něm uvedeno, zaměstnavatelům sice tento podpis nemůže nikdy dát, jedná se však o dostatečnou úroveň pro podepisování dokumentů, které si nevyžadují vlastnoruční doručení. Vždy záleží na podmínkách k jeho vydání, které si určí daný poskytovatel.
Uznávaný elektronický podpis
Dalším typem elektronického podpisu je uznávaný elektronický podpis. Jedná se buď o zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo o kvalifikovaný podpis (k tomu více níže). Při vydání těchto podpisů ověřuje jejich poskytovatel (v ČR například Česká pošta nebo I. Certifikační autorita) totožnost podepisující osoby. U zaručeného podpisu s kvalifikovaným certifikátem jde jednoduše řečeno o soubor, který můžete mít uložený v počítači či mobilu a přikládat jej k dokumentům. Na rozdíl od kvalifikovaného podpisu nemusí být uložen na kvalifikovaném prostředku a stačí, když bude uložen třeba v počítači. To nepochybně znamená i menší míru ochrany. I přesto tímto podpisem můžeme podepisovat důležité dokumenty, na jejichž doručování klade zákoník práce přísné podmínky. O jaké dokumenty se jedná, si řekneme v odstavcích níže.
Pokud chcete mít největší jistotu, zvolte kvalifikovaný podpis. Nejen že je opatřen (stejně jako uznávaný podpis) kvalifikovaným certifikátem, jeho vydání je navíc podmíněno ověřením totožnosti a je uložen na kvalifikovaném prostředku. Co si pod tím představit? Je to třeba čipová karta, USB token nebo e-občanka.
Využití uznávaného podpisu v HR agendě
V pracovním právu má uznávaný podpis využití při zasílání písemností, které se týkají vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo odměňování. Těmi jsou např. pracovní smlouvy, DPP/DPČ, výpovědi, dohoda o ukončení pracovního poměru nebo mzdový a platový výměr. Tyto dokumenty se musí doručovat do vlastních rukou. V tomto okamžiku přichází do hry právě uznávaný podpis. Zaměstnavatel totiž může jedním z těchto podpisů takový dokument podepsat a poslat jej zaměstnanci, pokud i on má podpis zřízený. Bohužel většina zaměstnanců elektronický podpis vyřízený nemá, což snižuje jeho praktický význam.
Doporučení
Běžnou HR agendu mimo dokumenty týkající se vzniku/změny/zániku pracovního poměru a odměňování můžete bez obav zasílat zaměstnancům na pracovní e-mail nebo ukládat do interního systému. Vždy však doporučujeme mít u důležitějších dokumentů potvrzené, že si ho přečetli. Další variantou může být využití systému jako Signi nebo DocuSign, který nabízí vyšší záruky (zejm. podpis zaměstnance s ochrannými prvky).
Důležité dokumenty jako například pracovní smlouvu, DPP/DPČ, výpověď nebo mzdový výměr je třeba vzhledem k přísným podmínkám stanoveným v zákoníku práce pro doručování potřeba podepisovat buď stále v tradiční listinné podobě nebo s využitím uznávaného elektronického podpisu na obou stranách, který však zaměstnanec obvykle nemá. V příštím díle přímo o doručování si však ukážeme, že existuje i pohodlnější varianta elektronizace těchto důležitých dokumentů, která umožňuje vyhnout se uznávanému podpisu.
Závěr
Využití elektronických podpisů je praktická věc, která může výrazným způsobem ulehčit agendu HR. Při nastavování systémů je ale třeba vždy pečlivě posoudit, co je možné kterým podpisem podepsat. Taková neplatná výpověď se totiž může šeredně nevyplatit.
Autoři: Kateřina Koníčková, Ondřej Vykoukal