Slyšeli jste o tom, že některé smlouvy zkrátka musí být uveřejněny v registru smluv, avšak stále si nejste jisti které a proč? Jste obec, příspěvková organizace, státní podnik nebo třeba veřejná výzkumná organizace? Potom se na vaši smlouvu s velkou pravděpodobností bude vztahovat zákon o registru smluv.
Registr smluv je nástroj primárně vkládaný do rukou občanů a veřejnosti, aby mohli sledovat a kontrolovat veřejnou správu. Aby mohl sloužit svému účelu, a naopak nekomplikovat veřejné správě fungování, je třeba vědět, co a kdy uveřejnit a na co si dát pozor.
Co je to vlastně ten registr smluv?
Jednoduše – další z informačních systémů veřejné správy. V registru smluv musí být uveřejňovány soukromoprávní smlouvy, smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční pomoci, jejichž stranou je některý ze zákonem vyjmenovaných (a tedy povinných) subjektů.
Registr smluv byl zřízen s účinností od 1. července 2016. Jeho správcem je Ministerstvo vnitra a naleznete ho na těchto webových stránkách.
V podstatě se jedná o internetovou databázi, do které může kdokoli a kdykoli nahlédnout. Kromě uveřejněné smlouvy zde nalezne též její metadata. Z těch lze identifikovat smluvní strany, dozvědět se vymezení, cenu či hodnotu předmětu smlouvy a datum jejího uzavření. To vše aniž by bylo třeba dlouhé a často zapeklité smlouvy procházet.
Jaké smlouvy podléhají uveřejnění v registru?
Zjednodušeně řečeno, pokud jednáte jménem České republiky jako státu, jste státní podnik, územní samosprávný celek či příspěvková organizace, potom své smlouvy až na výjimky uveřejňujete. V médiích se občas objeví kauza v souvislosti s uveřejněnou smlouvou uzavřenou ministerstvem, Správou Pražského hradu nebo některou obcí, městem či krajem. V registru smluv však musí uveřejňovat smlouvy také například Český rozhlas, Česká televize a zdravotní pojišťovny. Celkem zákon o registru smluv v § 2 určuje 13 subjektů povinných k uveřejňování.
Na druhou stranu ani výše uvedené není absolutní a některé smlouvy se uveřejňovat nemusí. Zákon o registru smluv vyjmenovává celou řadu výjimek. Některé se týkají smluvní strany, jiné jsou stanoveny pro konkrétní typy smluv. Například obce, které nevykonávají rozšířenou působnost (nejsou „trojkové“), a příspěvkové organizace těchto obcí své smlouvy v registru uveřejňovat nemusí.
Další výjimka platí pro smlouvy, jejichž předmět plnění má hodnotu 50 000 Kč bez DPH a nižší. Na toto však pozor! Hodnota předmětu je skutečně hodnotou předmětu. Nikoli například kupní cenou. Pokud se tedy bude jednat o smlouvu darovací a dar bude mít hodnotu vyšší než 50 000 Kč bez DPH, smlouva se uveřejnit musí.
V registru smluv dále nenaleznete kolektivní smlouvy, smlouvy týkající se činnosti orgánů činných v trestním řízení, zajišťování bezpečnosti České republiky nebo smlouvy chráněné obchodním či bankovním tajemstvím. Počet výjimek se dohromady blíží k dvacítce a všechny vyjmenovává § 3 zákona o registru smluv.
Došli jste k závěru, že smlouvu uveřejnit musíte? Bezva! Ale jak na to?
Zašlete smlouvu do datové schránky správce registru smluv bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího uzavření. K tomuto slouží elektronický formulář. Zaslaná smlouva je správcem registru bezodkladně a automatizovaně uveřejněna. Povinnému subjektu po uveřejnění přijde do datové schránky potvrzení. A tohle celé je zdarma.
Pozor však na formu uveřejňované smlouvy. Pokud musí být smlouva uveřejněna, potom ji vždy uzavírejte písemně.
Zákon dále předepisuje, v jakém formátu má být smlouva správci registru zaslána. „...vložení elektronického obrazu obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu...“ Nerozumíte? Zkrátka a jednoduše – toto naplníte, pokud zašlete smlouvu ve formátu PDF, TXT, RTF, ODT nebo též DOC a DOCX. Další šifra? Pokud lze ve smlouvě označit text a zkopírovat ho, máte splněno. Nebude tedy stačit obyčejný scan nebo nafocení smlouva.
A nyní to nejdůležitější. Co se stane, pokud smlouvu v registru smluv neuveřejníte?
Zákon o registru smluv spojuje neuveřejnění smlouvy s fatálními důsledky. Dokud smlouva není uveřejněna, nestane se účinnou. Lhůta, kterou zákonodárce stanovil (tedy bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů) vás má k uveřejnění motivovat. Její uplynutí ale ještě neznamená zásadní problém. Ten nastane, pokud smlouvu neuveřejníte ani do 3 měsíců od jejího uzavření. Potom platí, že byla zrušena od počátku.
Toto je jediná, avšak zcela zásadní sankce, kterou vám zákon o registru smluv při neuveřejnění hrozí. Ale představte si to. Měsíce jednáte se smluvním partnerem, nakonec za cinkotu skleniček podepíšete výslednou smlouvu a než se stačíte rozkoukat, tři měsíce, a je přímo silou zákona zrušena. Na základě takto zrušené smlouvy již mohlo být plněno, takže závazky na jejím základě vzniklé musíte vypořádat ať už uzavřením dohody o narovnání nebo dohody o vypořádání bezdůvodného obohacení. A zároveň, pokud je to tedy ještě možné, podepište smlouvu znovu... A už neváhejte, rovnou do registru!
Potřebujete sepsat dohodu o narovnání nebo dohodu o vypořádání bezdůvodného obohacení?
Co dělat, pokud špatně uveřejníte smlouvu nebo potřebujete opravit její chyby?
Nespoléhejte se na to, že vás správce registru smluv na něco upozorní. Vaše konkrétní smlouva, její brilantní právní formulace ani to, jak umíte vyplnit formulář, ho vůbec nezajímá. On ji jen posílá do světa.
Pokud hned při vyplňování formuláře například neoznačíte v metadatech smluvní stranu nebo netrefíte správný formát smlouvy, pozor! Taková smlouva se nebude považovat za uveřejněnou. Následky? Neúčinnost, zrušení od počátku, jako byste neuveřejnili nic.
Pokud je uveřejněna pouze část smlouvy nebo jste byli v dobré víře, že se na smlouvu vztahuje obchodní tajemství, opravte ji prostřednictvím vyplnění dalšího formuláře hned, jak se o chybě dozvíte. Avšak všechna původní metadata i neopravená verze smlouvy v registru zůstávají.
Nebo jste snad z nějakého důvodu zkrátka uveřejnili metadata neúplně? Na doplnění máte zase tři měsíce od uzavření smlouvy.
Malé uklidnění nakonec – chyby v počtech a psaní můžete opravit kdykoli.
Závěr
Jste stranou smlouvy, která je povinna k uveřejnění této smlouvy v registru smluv. Nejenže je Vaše nakládání s veřejnými prostředky vystavováno v pomyslné výkladní skříni, ale pokud vystavujete špatně, Vaše smluvní počiny mohou přijít nazmar. Pokud se však budete řídit zákonem o registru smluv a přečetli jste tento článek, mělo by Vám být o něco jasnější, jakou cestou se při uveřejňování vydat a jaké nástrahy Vás na ní mohou potkat.
Kde hledat více informací
Nejpřesnější informace přímo od zdroje naleznete v zákoně č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů.
Za návštěvu stojí též webové stránky registru smluv, na nichž jsou zodpovězeny nejčastější dotazy.
Autor: Kateřina Tvrdoňová